Als hoteleigenaar is er één ding dat altijd je volle aandacht zou moeten krijgen: je gasten. Maar er komt zoveel kijken bij het runnen van een hotel, dat je al snel meer met cijfers dan met mensen bezig bent. Gelukkig zijn er tegenwoordig systemen die je veel werk uit handen nemen. En als je ze juist inricht, ze je zelfs veel geld opleveren. In dit blog leggen we je uit waarom je vandaag nog zou moeten kiezen voor een goed doorontwikkeld hotelreserveringssysteem.
Wat is een reserveringssysteem voor je hotel?
Om te beginnen: wat is nou precies een reserveringssysteem voor je hotel? Want je hebt Online Booking Engines, Property Management Systems, Channel Managers… Snap jij het nog? Wij gelukkig wel. 😉
Online Booking Engine
Je Online Booking Engine (OBE) is het reserveringssysteem op je eigen website. Hierop zien je gasten welke kamers er wanneer vrij zijn, kunnen ze kamers reserveren en krijg jij je boekingen binnen.
Property Management System
Als je werkt met een Property Management System (PMS), wordt de reservering vervolgens in je PMS geschoten. Hier beheer je al je reserveringen, het in- en uitchecken van je gasten en mogelijk ook de betalingen. Overigens kan je OBE ook onderdeel zijn van je PMS, afhankelijk van met welk systeem je werkt.
Meer dan reserveringen alleen
Maar, zoals de naam zegt, gaat je Property Management System over meer dan reserveringen alleen. Een modern PMS is als het digitale hart van je hotel. Het kan complexe taken uitvoeren, zoals het e-mailen van gasten, het accepteren van online boekingen, het afhandelen van betalingen tot aan het organiseren van je housekeeping.
Channel Managers: koppeling met externe boekingsplatforms
Dan heb je nog de Channel Managers. De ‘channels’ hierin zijn de externe boekingskanalen van je hotel, de OTA’s. Denk aan websites als Booking.com en Hotels.com. De Channel Manager koppelt jouw reserveringssysteem aan deze kanalen, zodat de informatie over beschikbare kamers en prijzen continu up-to-date is.
Voorkom dubbele boekingen in je hotel
Stel dat iemand reserveert via je website en een paar seconden later boekt iemand dezelfde kamer via Booking.com. Zonder reserveringssysteem dat communiceert met je Channel Manager, levert dit een dubbele boeking op. Een Channel Manager voorkomt dit, doordat de nieuwe beschikbaarheid direct zichtbaar is op zowel je website als op de andere boekingsplatforms. Hierdoor is overboeken onmogelijk.
Bij een goede integratie gebeurt dit andersom net zo. Daarnaast kun je ook je prijzen overal gelijktijdig aanpassen dankzij een Channel Manager.
Sneller, efficiënter en nauwkeuriger werken met een reserveringssysteem voor je hotel
Online Booking Engines, Property Management Systemen en Channel Managers zijn dus verschillende dingen, maar ze overlappen elkaar wel. En wat ze absoluut gemeen hebben, is dat ze je veel werk uit handen nemen. Door taken te automatiseren, worden je interne processen sneller, efficiënter en nauwkeuriger. Dit maakt dat jij tijd overhoudt én je omzet kan verhogen.
Welk reserveringssysteem moet ik kiezen?
Maar waar moet je dan op letten bij het kiezen van de juiste systemen voor jouw hotel? We helpen je op weg aan de hand van de volgende tips:
- Neem een PMS als startpunt
- Let op de communicatie tussen verschillende systemen/software
- Kies voor een toekomstbestendige oplossing
- Let op de mogelijkheid om te koppelen met analysetools
Tip 1: PMS als startpunt
Om te beginnen is het slim om een PMS als startpunt te nemen. Zoals we al zeiden: dit is als het digitale hart van je hotel. Vanuit hier kun je bijna alles regelen en beheren, zo uitgebreid als jij het zou willen. Je Online Booking Engine en Channel Manager kun je zien als onderdeel van je PMS. Net als nog vele andere koppelingen en mogelijkheden die een goed PMS bezit. Door je dus te focussen op een doorontwikkeld PMS, loop je niet tegen beperkingen aan.
Tip 2: Soepele communicatie tussen software
Vervolgens is het uiteraard van het grootste belang dat het PMS-systeem soepel communiceert met zowel je Online Booking Engine als je Channel Managers. Alleen dan kan alles écht geautomatiseerd verlopen.
Velen raden dan ook aan om software van dezelfde makers aan te schaffen. Wat ons betreft is het nog beter om te kiezen voor een alles-in-1-oplossing. Oftewel een PMS met al ingebouwde OBE en Channel Manager. Het liefst speciaal gericht op de hotelsector, zoals MEWS is. Met deze PMS heb je interne en externe reserveringen onder één dak én kun je ook zaken als housekeeping en facturatie koppelen.
Tip 3: Kies voor een toekomstbestendige oplossing
Een derde belangrijk punt: zorg voor een toekomstbestendige oplossing. Je switcht namelijk niet zomaar van het ene naar het andere systeem. Er zijn veel gegevens en werkzaamheden aan gekoppeld. Ook moet je personeel leren werken met een nieuw PMS-systeem. Daarom is het verstandig om je keuze niet alleen te baseren op wat je nú nodig hebt, maar ook op wat de toekomst mogelijk vraagt.
Oplossing in de cloud
Het is daarom slim om te gaan voor oplossingen in de cloud, oftewel via online servers. Wanneer je een PMS opslaat en laat werken vanuit een vaste server, moet je deze na ongeveer 5 jaar vervangen. Via de cloud heb je dit probleem niet.
Ook maakt een PMS via de cloud je een stuk minder kwetsbaar. Een server kan namelijk uitvallen, of zelfs stuk gaan. Als hotel is het natuurlijk van het grootste belang dat je activiteiten altijd door kunnen gaan. Met een dag waarop boeken niet mogelijk is, kan je al snel veel omzet mislopen. Een systeem dat werkt vanuit de cloud is dan ook veiliger, vaak veel sneller en het bespaart je kosten omdat je nooit iets hoeft te vervangen.
Toekomstige functionaliteiten
Daarnaast is het slim om te gaan voor een systeem dat rekening houdt met functionaliteiten die er nu misschien nog niet zijn. We hebben geen glazen bol. Jaren geleden had je nooit gedacht dat de meest boekingen vandaag de dag via mobiel gemaakt worden. Wie weet wat de toekomst nog brengt.
Bespaar upgrade met een open API
Kies dus voor een systeem dat zich door blijft ontwikkelen en snel in kan spelen op maatschappelijke veranderingen en trends. Of kies voor een systeem met een open API, wederom zoals MEWS dat heeft.
Heel kort door de bocht is een API een stukje software wat verschillende applicaties in staat stelt met elkaar te communiceren. Doordat MEWS gebruik maakt van open API, kan elke ontwikkelaar er zo mee aan de slag. Dit scheelt steeds weer aanpassingen of upgrade kosten.
Tip 4: Koppeling met analysetools: meten is weten
Een ander belangrijk punt dat aansluit bij bovenstaande: zorg dat je PMS ook te koppelen is met analysetools, zoals Google Analytics en Google Tag Manager. Hierdoor kun je ook je marketing naar een hoger niveau tillen. We blijven het zeggen: meten is weten!
Dankzij een koppeling zie je bijvoorbeeld:
- hoeveel omzet een bepaalde online-advertentie oplevert;
- of je nieuwsbrief over lastminutedeals daadwerkelijk voor meer boekingen zorgt;
- of adverteren op een bepaalde doelgroep zorgt voor meer winst vanuit de minibar.
En natuurlijk nog veel meer!
Minder werk, hogere omzet
Kortom: een goed doorontwikkeld PMS met de juiste koppelingen kan je veel werk uit handen nemen én je marketing naar een hoger niveau tillen. Wat je uiteindelijk meer tevreden gasten oplevert, en dat is natuurlijk waar het om draait. Neem dus nu de tijd om je erin te verdiepen, die tijd heb je er binnen no-time dubbel en dwars weer uit! Wil je liever even sparren met de specialisten van The Fully Bookers? Wij helpen je natuurlijk graag! Neem dan snel contact met ons op.
