Je hebt het verhaal van Georgia mogelijk wel voorbij zien komen. Ze ging met vriendinnen wat drinken en liet netjes haar naam en telefoonnummer achter voor bron- en contactonderzoek in het kader van coronamaatregelen. Een half uur later kreeg ze een flirterig appje van een van de obers, deelt ze op Twitter.
Georgia was hier niet van gediend. ‘Dit lijkt mij niet de bedoeling’, schrijft ze. Het mag dan ook duidelijk zijn dat dit niet is hoe je met persoonsgegevens omgaat. Maar wat zijn de regels precies bij het registeren van gastgegevens voor bron- en contactonderzoek? Hoe sla je deze gegevens veilig op? En wanneer moet je ze weer verwijderen? We zetten het voor je op een rij.
Om deze gegevens gaat het
Nu het coronavirus overal op de loer ligt, is het in de horeca verplicht om gasten te vragen zich te registeren. Dit is om bron- en contactonderzoek te kunnen doen door de GGD, in het geval iemand die jouw zaak heeft bezocht besmet blijkt te zijn met het virus. Daarom vraag je naar naam, telefoonnummer en e-mailadres.
Ook dien je te registeren dat de vragen van de verplichte Corona-gezondheidscheck zijn gesteld, plus de datum, aankomsttijd en het tafelnummer van de gast. Tot slot dien je te registeren dat de gast toestemming gaf om de gegevens op te slaan, met als enige doel om ze op verzoek van de GGD met het GGD te delen.
Zijn gasten verplicht zich te registeren?
Over de vraag of gasten verplicht zijn zich te registeren, blijkt nog wat verwarring te zijn. Het antwoord hierop is: nee. Maar let op! Je bent wél verplicht om ze te vragen hun gegevens achter te laten. Dit geldt zowel binnen én buiten en ongeacht de omvang van de horecagelegenheid. Ook zijn gasten verplicht om te reserveren (vooraf of aan de deur), een gezondheidscheck te beantwoorden (zonder dat de deze antwoorden worden geregistreerd) en moeten ze een vaste zitplek toegewezen krijgen.
Wat als gasten weigeren?
Gasten mogen dus weigeren om hun naam en contactgegevens achter te laten. Vervolgens mag je ze om die reden niet weigeren een hapje of drankje te nuttigen. Op het registratieformulier meld je dan alleen het tafelnummer, de aankomsttijd en een paraaf van de medewerker als bevestiging dat er naar de contactgegevens is gevraagd.
Gezondheidscheck is verplicht
De gezondheidscheck is een ander verhaal. Deze is verplicht en gasten die weigeren hieraan deel te nemen, of een positief antwoord geven op een van de vragen, dien je te verzoeken naar huis te gaan. De gezondheidscheck bestaat uit de volgende vragen, klik hier om hem te downloaden!
Hoe sla je contactgegevens veilig op?
De naam en contactgegevens van je gasten sla je op volgens AVG-privacy richtlijnen. Dit betekent dat je de gegevens uitsluitend mag gebruiken om te delen met de GGD, op verzoek van de GGD voor bron- en contactonderzoek. Ook moet de gast hier toestemming voor geven.
Gebruik de gegevens niet voor marketingdoeleinden
Het kan dus een slim idee lijken om de verzamelde contactgegevens direct toe te voegen aan je mailinglijst of een ander marketingmiddel, maar dan ben je niet AVG-proof bezig. En ook al is het liefde op het eerste gezicht zodra je blikken kruist met je toekomstige levenspartner die zojuist plaatsneemt op het terras: je zult toch echt een andere manier moeten vinden om hem of haar te benaderen.
Bewaar de gegevens buiten bereik van anderen
Daarom is het belangrijk om de gegevens uit het zicht van andere gasten op te slaan en duidelijk te maken aan je medewerkers dat ook zij niets met deze gegevens mogen doen. Het advies is om ze te bewaren in een kluis, een afgesloten kast of een verzegelde envelop per dag. Sla je de gegevens digitaal op? Beveilig ze dan met een wachtwoord.
Daarbij adviseert Koninklijke Horeca Nederland (KHN) om geen slimme constructies te bedenken om de gegevens toch voor andere doelen te gebruiken. Dit schaadt namelijk het vertrouwen van de gast. Iets wat je natuurlijk niet wilt.
Hoe lang bewaar je de gegevens?
Na 14 dagen dien je de gegevens te vernietigen. En vernietigen betekent ook echt vernietigen. Als je met papieren registratieformulieren werkt, mag je ze niet ergens opbergen of in zijn geheel in de papierbak gooien. Want er blijft een risico bestaan dat iemand ze hier weer uitvist. Zorg dus dat alle gegevens volledig onleesbaar zijn. Het liefst met een papierversnipperaar of door de formulieren door te knippen. In het geval van digitale registratieformulieren dien je ze deleten. Het is slim om de dag te beginnen of eindigen met het verwijderen van de gegevens die op dat moment 14 dagen oud zijn.
Manieren van registratie
Er zijn meerdere mogelijkheden om de gegevens te registreren. Bijvoorbeeld met een papieren formulier, via een app of met een digitaal registratieformulier. Waar moet je hierbij op letten?
Papieren registratieformulier
Kies je voor een papieren registratieformulier? Leg deze dan standaard vast op de tafels met het verzoek om deze in te vullen. Medewerkers kunnen ze dan direct innemen bij het opnemen van de bestelling. Laat de medewerker bij het opnemen van de bestelling ook direct de pen reinigen met een doekje, in plaats van dit binnen te doen. Zo zien je gasten dat je de maatregelen serieus neemt. Bij het afruimen legt de medewerker vervolgens een nieuw formulier op tafel.
Handig, KHN heeft een voorbeeld van een registratieformulier bron- en contactonderzoekgegevens opgesteld. Dit formulier voldoet aan de privacyrichtlijnen. Gebruik dit formulier, of maak hem op in je eigen huisstijl. Maar we raden aan verder niet te ‘rommelen’ aan de vragen, zodat je zeker weet dat het formulier voldoet aan alle richtlijnen.
Digitale registratie
Ga je liever voor digitale registratie? Dat snappen wij. Want dit is sneller in te vullen, eenvoudig te bewaren en je voorkomt besmetting via pennen en papier. Wel is het hierbij belangrijk om de AVG-regels in acht te nemen.
Pas op met apps
Zo zijn er in apps in omloop die beweren gegevens veilig op te slaan, maar soms worden ze ondertussen gebruikt om op een ‘slimme’ manier marketinggegevens te verkrijgen. Om zeker te weten dat je goed zit, dient de app een onvoorwaardelijke en door de Autoriteit Persoonsgegevens AVG-goedgekeurde garantie te geven. Ook dien jij als ondernemer vooraf schadeloos te worden gesteld voor welke AVG-claim dan ook.
Digitaal formulier gebruiken
Een andere digitale optie is om gasten een formulier in te laten vullen op jouw website of via Google Formulieren. Ook hierbij is het belangrijk dat de gegevens beveiligd worden opgeslagen en niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
Laat ons gratis een digitaal formulier aanmaken
Wij kunnen je helpen een veilig formulier aan te maken op je website (mits deze goed beveiligd is) of via Google Formulieren. Hoe werkt dit? We maken een QR-code aan die je gasten met hun telefoon scannen. Vervolgens komen ze uit bij dit formulier en vullen ze hun gegevens in. Het is vervolgens aan jou om te zorgen dat je de gegevens na 14 dagen delete.
Heb je interesse in een digitaal registratieformulier bron- en contactonderzoek? Mail of bel ons dan gerust. Als horecaondernemer heb je het nu waarschijnlijk al zwaar genoeg, dus we regelen dit gratis voor je.
