Gasten die niet komen opdagen, personeel dat de telefoon niet opneemt en managers die restaurantbezoekers te laat terugmailen: voor de horeca is iedere lege tafel gemiste omzet. Ook teveel boekingen kunnen voor problemen zorgen. Van lange wachtrijen in het restaurant tot, in het ergste geval, het wegsturen van gasten. Een goed reserveringssysteem is dan ook onmisbaar voor een succesvol restaurant. Maar hoe kies je het reserveringssysteem dat bij je past? Waar moet je op letten? In dit artikel delen we onze tips. Zo weet je straks precies waarom jij niet aan het reserveringssysteem hoeft te werken, maar hoe je het systeem vóór je laat werken.
Efficiëntie = key
Tot een paar jaar geleden werden restaurantreserveringen gemaakt via telefoontjes – het wachtende personeel noteerde de naam, tijd en datum van de gasten op hun schema’s om de tafel te reserveren. Zonde van de kostbare tijd van het personeelslid, want die had in dezelfde tijd de tafels kunnen indekken of gasten kunnen bedienen. De komst van online reserveringssystemen heeft een revolutie teweeggebracht in de restaurantwereld, waardoor het hele proces van reserveren een stuk efficiënter is geworden, zowel voor het restaurant als voor de gast.
Hoewel sommige eetgelegenheden nog steeds reserveringen op een first come first serve beleid aannemen, grijpen restaurants die online reserveringen mogelijk maken het voordeel van een voorspelbare uitkomst van de dag. Gasten kunnen hun tafels vanuit huis of werk makkelijk reserveren en jij weet van tevoren precies hoe druk het die dag of avond gaat worden. Een goed reserveringssysteem helpt je dan ook om de constante toestroom van reserveringen en gasten professioneel en gastvrij te beheren. En het mooie is: door je gasten een comfortabelere (frictieloze) restaurantervaring te geven, kun je je zaak een zakelijke impuls geven. Meer volle tafels, is meer omzet. Een krachtig tafelreserveringssysteem kan daarbij helpen.
Online reserveren is niet weg te denken
Online reserveren is anno 2020 dan ook een essentieel onderdeel geworden van de restaurantwereld. Door het gemak gebruikt inmiddels meer dan 80% van de restaurants technologie om hun reserveringssysteem te stroomlijnen en met resultaat: maar liefst 95% van deze restaurants heeft een groei gemeld door gebruik te maken van deze technologie.
“Veel restaurants hebben door de [vorige] recessie geworsteld met het vullen van de tafels en hebben zich toen tot online reserveringssystemen gewend om hun tafels gevuld te houden”, zegt Darren Tristano, uitvoerend vice-president van onderzoeksbureau Technomic in Chicago. “Het nadeel is dat er een vergoeding aan verbonden is, maar ik denk dat veel restaurants bereid zijn om die vergoeding te betalen omdat ze het gevoel hebben dat er een extra kans is om wat verkoop op te bouwen.”
Toch zien wij in de praktijk dat er bij veel restaurants verbetering mogelijk is. Het ene online reserveringssysteem is het andere niet. Zeker niet als je naast een online reserveringssysteem ook social media en Google inzet om meer gasten aan te trekken. We nemen je mee in de, wat The Fully Bookers betreft, noodzakelijke features van een goed reserveringssysteem voor restaurants.
1. Gebruiksvriendelijke interface
We beginnen bij de basis. Een goed restaurantreserveringssysteem moet intuïtief en gemakkelijk te gebruiken zijn voor de gasten, zodat ze snel kunnen boeken. Niet iedere gast is tech savvy, dus houd daar rekening mee. Laat je opa of digibete tante bij wijze van test een reservering bij je maken. Als het hen makkelijk lukt, weet je dat je op de goede weg bent. Zorg in ieder geval voor minimale clicks. Op Het Internet geldt namelijk: hoe meer clicks potentiële gasten moeten doen om tot een reservering over te gaan, hoe groter de kans dat hij of zij afhaakt.
Wat in ieder geval gemakkelijk toegankelijk moet zijn is:
- de reserveerknop
- de nog beschikbare tijden
- de button om de reservering te bevestigen
Ook moet het reserveer- en annuleringsbeleid transparant zijn om ervoor te zorgen dat de gasten vertrouwen hebben in de boeking en hoe er met hun gegevens wordt omgegaan.
2. Kies voor meerdere veilige betaalmethoden
Hoewel steeds meer mensen makkelijk online geld uitgeven, bijvoorbeeld in webshops, is het belangrijk dat ze vertrouwen hebben in jouw restaurant en de online betaalomgeving. Als je gasten bijvoorbeeld een aanbetaling laat doen, wil je niet dat de onprofessionele uitstraling van je website ervoor zorgt dat ze niet durven. Door te kiezen voor veilige betaalmethoden, zoals creditcard, Paypal en iDeal stel je je gasten gerust. Ze kennen de betaalmethoden en zullen minder snel een drempel ervaren voor het doen van een online betaling.
Kies ook altijd voor verschillende betaalmethoden. Zo weet je zeker dat er voor iedere mogelijke gast een passende betaalmethode is. Amerikaanse systemen willen nog wel eens alleen met creditcard of Paypal werken, maar in Nederland kennen we iDeal. Het toevoegen van iDeal als betalingsmogelijkheid maakt het voor een grotere groep direct makkelijker bij jouw restaurant te reserveren.
3. Kies voor een eenvoudige kalender met een display van beschikbare tijden
Hoe simpeler de kalender, hoe beter. Als gasten bij je willen reserveren willen ze namelijk snel weten op welke momenten ze bij je terecht kunnen. Een eenvoudige en duidelijke kalender is dan ook de basis van een goed reserveringssysteem. Maar let op: het succes van de kalender hangt voor een groot deel samen met hoe goed de beschikbare tijden op de kalender zijn ingesteld. Zorg daarom altijd dat hij up to date is. Is het restaurant een avond dicht in verband met een besloten feest? Zorg dan dat die datum niet beschikbaar is in de online kalender. Het klinkt simpel, maar is een van de belangrijkste bronnen van ergernis. Zowel voor gasten als restaurants.
Tot zo ver de basics, maar een goed reserveringssysteem kan zoveel meer. Het kan je ondersteunen in je online marketing en er actief aan bijdragen dat jouw tafels vol én efficiënt bezet worden, zodat jij naast een mooie omzet een maximale winst draait.
4. Verkoop tickets voor evenementen, speciale dagen en groepen
De modernste reserveringssystemen geven je de mogelijkheid om naast een vaste kalender plekken voor speciale evenementen, dagen en groepen aan te bieden. Bij het maximaliseren van de bezettingsgraad en omzet zijn juist dit type reserveringen efficiënt. We zien bij onze opdrachtgevers dat ze tot mooie omzetten met flinke marges leiden én ze zijn makkelijk te verkopen via online marketing, bijvoorbeeld met een slimme advertentiecampagne op Facebook, Instagram en LinkedIn. Je kunt het zo gek maken als je wil: van een romantisch driegangendiner voor Valentijn tot een unieke aanbieding voor verjaardagsborrels, jouw reserveringssysteem geeft je de flexibiliteit om alle arrangementen die jouw restaurant aanbiedt online te verkopen.
5. Maak de resultaten van je online campagnes meetbaar
De beste reserveringssystemen geven ook inzicht in het bereik en de conversie van je reserveerpagina. Dat is ontzettend belangrijke informatie, waarmee je snel je omzet kunt verhogen. Zeker als je de cijfers koppelt aan je online advertentiecampagnes op social media en Google. Wij werken om die reden graag met Formitable. Dat systeem maakt het mogelijk om onze campagnes van A tot Z meetbaar te maken.
Als je alles meetbaar kunt maken wordt online marketing pas echt leuk. Het betekent namelijk dat we vanaf dat moment precies kunnen zien vanuit welke advertenties, welke reserveringen worden gemaakt. Daardoor kunnen we de marketingcampagne steeds verder optimaliseren. We stoppen de advertenties die niet goed blijken te werken en verbeteren de advertenties die het goed doen. De advertentiecampagne wordt zo steeds efficiënter en dat is fijn voor jou: hoe beter de advertentiecampagne, hoe lager jouw kosten zijn voor het aantrekken van een reservering.
6. Koppel je reserveringen aan een e-mailcampagne
Restaurants hebben vaak e-maillijsten liggen met wel honderden, en vaak zelfs duizenden contacten. Het zijn gegevens van gasten die in de jaren ervoor het restaurant hebben bezocht. E-mail is dé manier om op belangrijke momenten top of mind te blijven bij gasten. Je kunt ze bijvoorbeeld uitnodigen voor een bijzonder evenement bij je in de zaak, een digitaal kaartje sturen voor hun verjaardag of op de hoogte brengen van bijzondere aanbiedingen. Let wel op dat je deze e-mails zo inricht dat ze voor je gast leuk zijn om te ontvangen, anders worden ze aangemerkt als spam en verlies je juist het contact met je gasten. Wil je weten hoe je e-mailmarketing slim en goed inzet? Neem dan contact met ons op. The Fully Bookers denken graag met je mee.
7. Zorg dat je een systeem kiest dat continu doorontwikkelt
We zien maar al te veel reserveringssystemen voorbijkomen die ooit zijn ontwikkeld, maar daarna nooit meer een update hebben gehad. Denk bijvoorbeeld aan oude plugins van WordPress of systemen van bedrijven die niet ruimte hebben om te investeren in ontwikkeling. Als ondernemer betaal jij daar uiteindelijk de prijs voor. Ook al is een systeem op het eerste oog betaalbaar.
De ontwikkelingen op het internet gaan zo snel, dat reserveringssystemen met de tijd mee moeten om goed te blijven werken. Doen ze dat niet, dan zullen ze op den duur de aansluiting met de wensen van jouw gast – en die van jou – missen. Denk bijvoorbeeld aan de meetbaarheid die we net bespraken, maar ook aan de mogelijkheid voor gasten om reserveringen online aan te passen.
Uiteindelijk maak je gebruik van een online reserveringssysteem om zoveel mogelijk reserveringen binnen te halen en dat doe je door het de gast en jezelf zo makkelijk mogelijk te maken. Dat betekent dat alle reserveringssystemen die niet volledig zijn geoptimaliseerd voor de mogelijkheden en wensen van nu, bij voorbaat niet geschikt zijn.
Hoe nu verder?
We hopen dat dit artikel je helpt om een goed reserveringssysteem te kiezen en dat je verder kijkt dan de kosten. Een efficiënt ingericht reserveringssysteem brengt je namelijk niet alleen gemak, het geeft je ook de marketingmogelijkheid om gasten voor een zo klein mogelijke investering aan te trekken. Hoe fijn zou het zijn als je precies weet aan welke knoppen je kunt draaien om je zaak vol te krijgen? Ook op een doorgaans rustige dinsdagavond of doordeweekse ochtend?
Daarom raden wij onze opdrachtgevers altijd aan om goed naar hun online reserveringssysteem te kijken en, indien nodig, te switchen. Bij voorkeur naar Formitable.
Wil je meer weten over de mogelijkheden om jouw zaak maximaal te bezetten? Of gewoon eens sparren met een van onze marketingprofessionals? Stuur dan een e-mail naar contact@thefullybookers.com of bel naar +31 (0)85 303 82 63.
