Elke aanvraag die je binnenkrijgt, is er een om blij van te worden. Maar het verwerken ervan kost tijd. Voor je het weet ben je uren verder met één boeking. Een arrangement wijzigen, offerte aanpassen, aantallen doorgeven aan de keuken: het zijn allemaal losse handelingen die samen flink optellen. Gemiddeld gaat er tussen de 8 en 12 uur werk zitten in een groepsreservering of evenement. En dat tikt al snel aan in je werkweek…
De grootste boosdoener? Versnipperde communicatie. Een reservering komt via de mail binnen, de volgende via je Instagram-account en tussendoor belt een bedrijf dat hun borrelarrangement wil aanpassen. Ondertussen moet de keuken op de hoogte blijven, de factuur worden klaargezet en een offerte opnieuw worden gemaild.
Drie tips om slimmer te werken en meer tijd over te houden voor je gast
- Maak de reis van de gast inzichtelijk
Bekijk stap voor stap wat er gebeurt vanaf het moment dat een aanvraag binnenkomt tot de dag van het evenement. Waar ben je de meeste tijd aan kwijt? Welke informatie wordt dubbel gevraagd? Alleen al dit inzicht laat zien waar je kunt versnellen. - Werk met je hele team in éen systeem.
Wanneer informatie verspreid is over e-mails, Word-bestanden en Excelsheets, gaat er altijd iets verloren. MICE Operations is een centraal systeem waarin reserveringen, offertes, draaiboeken en communicatie samenkomen, waardoor je sneller en foutloos werkt. Iedereen in je team, van sales tot keuken, heeft altijd toegang tot actuele en relevante informatie voor zijn of haar team. - Automatiseer wat je kunt
Automatiseren klinkt als alleen maar meer schermtijd, maar technologie kan juist heel veel voor je doen. Bevestigingsmails, standaardoffertes en taaklijsten hoef je namelijk niet iedere keer opnieuw te maken. Met MICE heb je de basis klaar staan en hoef je niet iedere keer het wiel uit te vinden. Minder administratief werk betekent meer focus op de beleving van de gast!
Minder rompslomp, meer rendement
Tijd besparen is mooi, maar de echte winst zit in wat je met die tijd kunt doen. Wie slimmer organiseert, reageert sneller op aanvragen, kan meer offertes versturen en dus meer boekingen aannemen, zónder extra personeel. Win-win!
De alles-in-een event management software
MICE Operations biedt dé sales- en planningsoftware die je werk in de horeca of evenementen makkelijker maakt. Met MICE werk je niet langer met losse documenten, mailtjes en systemen, maar heb je een compleet overzicht van je afspraken, draaiboeken en werklijsten. Handig voor je collega’s én voor je klanten. Zo ben je veel minder tijd kwijt aan administratieve processen, groeit je omzet en heb je alle aandacht voor je gasten.
